LA CREACIÓN DE CESVIMAP, INICIATIVA QUE MAPFRE PONÍA EN MARCHA EN MAYO DE 1983, INCLUÍA LA CONTRATACIÓN DE UN ADMINISTRATIVO. DESDE ENTONCES, EL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Y ASESORÍA JURÍDICA DE CESVIMAP HA EVOLUCIONADO, REINVENTÁNDOSE E “IMPREGNÁNDOSE” DE OTROS DEPARTAMENTOS, DE MODO TRASVERSAL E INCRUSTADO EN LA LABOR INVESTIGADORA Y PRESTADORA DE SERVICIOS DE LA EMPRESA.
Administración, etimológicamente, proviene de ad-ministrare, “dirigir una institución, organizar los bienes”. Busca obtener los más eficientes resultados a través de la coordinación de personas y sistemas. Su labor, por tanto, es esencial para elevar la rentabilidad de la organización.
Todo un equipo humano nos encargamos de la contabilidad, la administración, los recursos humanos, la formación legal, gerencial, etc. Confirmar pedidos, reclamar facturas, atender a proveedores, comprar material; son un sinfín las labores cotidianas que, quizá, pasan desapercibidas, pero imprescindibles para cualquier organización. Las cifras que maneja nuestro departamento son contundentes, como las 133.000 facturas emitidas durante los últimos 10 años, o los más de 27.000 clientes de nuestra cartera.
Adaptación a los tiempos
Han sido varios los cambios a los que, como todas las empresas, nos hemos tenido que amoldar durante este tiempo. La llegada del euro, y la consiguiente adaptación informática, para que convivieran en un primer momento ambas monedas y ya, después, solamente el euro; el temido efecto 2000, que finalmente quedó en agua de borrajas; la adaptación a las normas NIIF, criterios internacionales de valoración financiera, todo un hito de modernidad por su forma de ver e interpretar el valor de las empresas…, entre otros.
Tecnológicamente, la gestión administrativa ha mejorado mucho a través de la automatización de procesos, la digitalización de formularios y la firma electrónica. Como departamento, hemos participado en proyectos del grupo MAPFRE, como la adaptación del Plan General de Contabilidad y los procesos de facturación de CESVIMAP al nuevo entorno SAP, sistema informático en el que, tras una carga de datos, los devuelve de forma útil para la toma de decisiones en base a criterios fijados.
También, con el lenguaje común que podemos mantener con clientes y proveedores a través de plataformas digitales, al igual que con Administraciones Públicas y bancos. Por ejemplo, es obligatorio actualmente compartir con la agencia tributaria, de forma simultánea y electrónica, los libros de registro del IVA. Todo ello, en pro del intercambio electrónico de documentos, para su mejor archivo y localización.
Reporting y control de gestión
El aspecto visible de nuestro control de gestión es el reporting, informes que transforman los datos en información útil para la dirección de la empresa y para nuestro accionista único MAPFRE. Se asienta, por una parte, en la planificación y elaboración de presupuestos y previsiones y, por otra, en el análisis de costes y rentabilidades.
En 25 años, tiempo de vida de Revista CESVIMAP se han perfeccionado los modelos operativos, mejorando la fiabilidad y confianza de costes y previsiones. Del primitivo informe impreso se ha pasado a un reporting automatizado, con el cierre contable mensual. Para ello, ha sido necesario el desarrollo de aplicaciones de gestión a medida y la especialización de todo nuestro equipo, que trabaja con el apoyo constante del Área de Informática.
El futuro del reporting es mejorar las herramientas, los procesos y los indicadores, pero sobre todo los modelos predictivos, siendo cada vez más precisos y ágiles para trasmitir los altos índices de confianza en la información.
Aspectos jurídico-legales
La parte jurídico-legal de nuestro departamento garantiza que todas las áreas de CESVIMAP concilian sus quehaceres con la legislación. La asesoría legal a los diversos departamentos y sus funciones –documentación necesaria, gestión ante cualquier organismo público, nacional o extranjero, auditorías, protección de datos personales, artículos para revistas, etc.–, son parte de las tareas en este ámbito. Actualmente, estamos inmersos en la adecuación a las modificaciones del Código Penal, que ha evolucionado desde el asesoramiento legal hacia la figura del “Compliance Officer”, director de cumplimiento normativo, que abarca el comportamiento legal e incluso moral y ético de las empresas.
Desde el punto de vista legal y jurídico, formamos a peritos de diversas compañías de seguros (o a quienes desean serlo) sobre el régimen legal del seguro, la responsabilidad de sus funciones, cómo defender ante el juzgado su informe… Pero también desde la faceta gerencial enseñamos la gestión de empresas de automoción, el taller desde el punto de vista empresarial, conducción de los recursos humanos, etc.
Diseño de proyectos
Participar en el diseño de proyectos nos ha permitido engarzar la estructura económico-organizativa de CESVIMAP, fue el caso de los talleres de reparación abiertos al público (en Majadahonda y Alcalá de Henares cuando dependían de nosotros), o del sistema de gestión integral Spiga, un DMS, Dealer Management System, para talleres independientes y concesionarios. Estos proyectos siguieron caminos independientes posteriormente. Otros, en cambio, llegaron al final de su vida útil, como el centro de reparación de plásticos (que confirmó que se podían reparar con total garantía de calidad) hace ya dos décadas. También ese es el mismo devenir de algunos proyectos en cualquier empresa. Proyectos que nacen, cumplen su función y desaparecen.
Cesvi Recambios
Respecto al desarrollo del centro autorizado de tratamiento de vehículos fuera de uso, o Centro de Reciclado de Vehículos, o Cesvi Recambios, su nombre comercial, todo empezó con 40 vehículos que recibimos en nuestras instalaciones. El Área de Administración se encarga de recepcionar los vehículos siniestrados, identificarlos y darlos de baja legalmente. Hasta el año 2004, comunicaba las bajas a la Jefatura Provincial de Tráfico, a través de un Libro de Registro –confeccionado a mano–. Un total de 7.192 vehículos pasaron entonces por nuestros “manguitos”. ¡Suerte que a partir de ese año nos facilitaron la tarea, permitiéndonos los listados informáticos! Habríamos sucumbido, si no, aplastados entre papeles y datos de los más de los 37.000 coches que ya se han descontaminado en Cesvi Recambios…
Sin duda, la estrella en la gestión operativa en este centro es la robotización de su almacén, donde 75.000 piezas de vehículos fuera de uso, con sus respectivas referencias, son gestionadas anualmente gracias a la interacción de las áreas de Administración, Informática, Peritación y el propio Cesvi Recambios, logrando unos niveles de eficiencia extraordinarios.
Transversalidad
Y es que nuestra área sirve de nexo común a todos los departamentos en diversos procesos: compra de vehículos para investigación –cálculos económicos, deterioro considerado, trámites legales y financieros–; logísticos –compras, contratos de suministros, aprovisionamientos de vehículos fuera de uso–, con sus múltiples trámites administrativos y legales; y de control de operaciones: asignación de costes, valoración de productos, estimación de su vida útil o del deterioro de los productos almacenados. Vinculado con las ventas, apoyamos especialmente las operaciones de exportación e intracomunitarias, reportando datos a los organismos públicos de control.
Dentro de nuestras tareas también están las de Recursos Humanos: gestión de personas, contratación, retribución, relaciones laborales, formación, convenios de prácticas con Universidades o Institutos de Formación Profesional, plataforma de autoservicio del empleado, entre otras.
¿Hacia dónde enfocamos el futuro?
Proyectar el futuro es importante para mantener el valor de los activos y pasivos y alcanzar el rendimiento diseñado en el plan estratégico. El avance de la digitalización va cambiando radicalmente nuestro escenario. A la historia pasaron los atascos con el papel continuo y los voluminosos archivos.
El futuro dibuja un entorno totalmente digital, prevemos más inteligencia artificial en los procesos logísticos para conseguir compras más eficientes y estimar, de modo más detallado, los costes, impulsando la especialización, el análisis de datos, y las múltiples verificaciones para mayor seguridad de las transacciones.
CESVIMAP, como suministrador de servicios tecnológicos, seguirá desarrollando su gestión del conocimiento y del desempeño como fortaleza productiva.
El mañana del Área de Administración está marcado por cómo hacemos las cosas. La revolución tecnológica nos transforma, tanto a las personas como a los procesos y servicios que realizamos, y siempre con el sentido de la eficiencia heredada de MAPFRE.
